Podróże służbowe prezesa spółki

Prezes (członek zarządu) spółki z o.o. pełniący tę funkcję na podstawie powołania podróżuje w sprawach służbowych po Europie. Prezes mieszka w Hiszpanii i stamtąd rozpoczyna podróż samolotem do innych państw, aby realizować zlecenia od klientów spółki. Czy wydatki na bilety lotnicze mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, pomimo że lot nie będzie obejmował obszaru Polski? Czy koszty podróży z Hiszpanii do siedziby spółki (opłacone bilety lotnicze, noclegi w Polsce, przejazdy taksówkami z lotniska do spółki i z miejsca zamieszkania na lotnisko) mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów?

Koszty z tytułu podróży prezesa (członka zarządu) spółki z o.o. odbywanych w sprawach służbowych są kosztami uzyskania przychodów.

Wymienione w treści pytania wydatki powinny być rozpatrywane w kontekście art. 15 ust. 1 updop. Na podstawie tego przepisu, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop.

Z powołanego art. 15 ust. 1 updop wynikają zarówno przesłanki pozytywne jak i negatywne, które powinny być spełnione w celu zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych.

Za spełnienie przesłanki pozytywnej należy uznać poniesienie kosztu w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Natomiast za spełnienie przesłanki negatywnej, to że dany koszt nie został wymieniony w art. 16 ust. 1 updop, tj. w zamkniętym katalogu kosztów (wydatków) wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów.

Odnieśmy się najpierw do przesłanki negatywnej, bowiem wyłączenie z kosztów podatkowych określonych wydatków powoduje, że bezprzedmiotowe staje się rozpatrywanie tego rodzaju wydatków jako kosztów podatkowych.

W omawianym przypadku analizy wymaga przepis art. 16 ust. 1 pkt 38a updop. Na jego podstawie ustawodawca wyłączył z kosztów uzyskania przychodów wydatki na rzecz m.in. osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.

Ze stanu faktycznego zaprezentowanego w treści pytania wynika, że spółka ponosi wydatki związane z podróżami prezesa (członka zarządu) odbywanymi w sprawach służbowych. Przeanalizujmy więc, jaką rolę w spółce z o.o. pełni zarząd.

Zgodnie z art. 201 § 1 Kodeksu spółek handlowych, zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę. Jak wyjaśnił Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 30 września 2015 r., nr IBPB-1-1/4510-22/15/WRz: "(...) zarząd prowadzi sprawy spółki we wszystkich obszarach niezastrzeżonych wyraźnie do kompetencji innych organów spółki oraz reprezentuje spółkę. Prowadzenie spraw spółki dotyczy sfery wewnętrznej funkcjonowania spółki (podejmowania decyzji organizacyjnych i gospodarczych w spółce), natomiast reprezentacja odnosi się do relacji zewnętrznych (składania oświadczeń woli wobec innych niż spółka uczestników obrotu prawnego).

Treść przepisu art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uwzględnia zatem wydatków na rzecz osób wchodzących w skład organów zarządzających osób prawnych, pozwalając tym samym na zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów również innych niż wynagrodzenie z tytułu pełnionej funkcji wydatków ponoszonych na rzecz tych osób, przy zachowaniu ogólnych warunków wynikających z treści art. 15 ust. 1 omawianej ustawy".

Podzielając stanowisko organu podatkowego, należy przyjąć, że przedmiotowe wydatki, tj. koszty podróży, w tym z Hiszpanii do siedziby spółki, powinny być rozpatrywane w kontekście ich związku z uzyskiwaniem przychodów przez spółkę oraz zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła tych przychodów.

W przypadku gdy prezes zarządu nie jest pracownikiem spółki, konieczność ponoszenia przez spółkę wymienionych wydatków powinna wynikać z prawidłowo zawartej umowy cywilnoprawnej, a w razie jej braku, np. z uchwały wspólników podjętej zgodnie z prawem. Niewątpliwie podróże prezesa odbywane w związku z realizacją zleceń klientów mają związek z działalnością spółki i uzyskiwanymi przez nią przychodami. Zachowane są więc przesłanki, by poniesione w tym celu koszty biletów lotniczych zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Tak samo należy rozstrzygnąć kwestię kosztów poniesionych w celu dotarcia prezesa na lotnisko, przylotu do siedziby spółki czy kosztów noclegów podczas pobytu w Polsce. Jeżeli prezes odbywa te podróże w związku z wypełnianiem obowiązków służbowych w spółce, to wymienione wydatki są kosztami uzyskania przychodów (por. interpretacje indywidualne Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 4 września 2015 r., nr IPTPB3/4510-189/15-4/IR oraz Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 12 sierpnia 2015 r., nr IBPB-1-3/4510-74/15/SK). W ostatniej z powołanych interpretacji czytamy, że: "(...) jeśli w istocie wydatki jakie ponosi Wnioskodawca za czas podróży służbowej (hotele, wyżywienie, przelot samolotem, dojazd taksówką) członków zarządu z Włoch do Polski znajdują umocowanie w zawartej z członkami zarządu uchwale wspólników wprowadzającej regulamin zwrotu wydatków zarządu i mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółki, to w świetle cyt. art. 15 ust. 1 ustawy o pdop, wydatki te mogą stanowić jej koszt podatkowy. Jak wskazano bowiem we wniosku, wydatki te związane są z wykonywaniem przez członków zarządu obowiązków, które to wykonywane są w celu osiągania przez Spółkę przychodów. Do obowiązków członków zarządu należą m.in. spotkania z aktualnymi i potencjalnymi kontrahentami, jak również dbałość o stosunki z nimi, które zdaniem Spółki mają wpływ na wynik finansowy przedsiębiorstwa. Ponadto, dążąc do możliwie najbardziej efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem oraz realizując prawidłowo plany gospodarcze Spółki, niezbędnym są spotkania członków zarządu z przedstawicielami kierownictwa i pracownikami przebywającymi w Polsce. Również podpisywanie umów w imieniu Spółki przez włoskich członków zarządu ma bezpośredni wpływ na sytuację przedsiębiorstwa, a tym samym bezpośrednio przekłada się na możliwość i osiąganie przez Spółkę przychodów. Wobec powyższego, stwierdzić należy, że funkcja członka zarządu jest bezspornie związana z działalnością gospodarczą podmiotu gospodarczego i jeżeli nie wykracza on poza zakres swoich obowiązków to co do zasady wydatki ponoszone w związku z realizacją jego obowiązków mogą stanowić koszt podatkowy Spółki".