Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 23 (706) z dnia 10.08.2010

Zaliczka przy więcej niż jednej wypłacie wynagrodzenia w miesiącu

W związku ze spadkiem zamówień, aby utrzymać dotychczasowych kontrahentów, wydłużyłem im terminy płatności. Ta sytuacja spowodowała, że w niektórych miesiącach wypłacam swoim pracownikom pensje w ratach - dwóch, a czasami nawet trzech. Jak w takim przypadku powinienem ustalać miesięczne zaliczki na podatek od wynagrodzeń? Jak prawidłowo zastosować koszty uzyskania przychodów i kwotę zmniejszającą podatek?

Różnego rodzaju zatory płatnicze wymuszają czasem na pracodawcach wypłatę pracowniczych wynagrodzeń w ratach. Jest to uciążliwe nie tylko dla pracowników, którzy woleliby otrzymywać wypłatę w terminie, ale i dla pracodawców. Przy wypłacie na raty pojawia się bowiem często wywołująca rozterki i wątpliwości przedsiębiorców kwestia dotycząca ustalenia zaliczki na podatek dochodowy od takich wypłat. Tymczasem na obliczenie zaliczki na podatek dochodowy ilość wynagrodzeń wypłaconych w danym miesiącu zasadniczo nie ma żadnego wpływu. Wszystkie dokonane w konkretnym miesiącu wypłaty są bowiem przychodem tego miesiąca.

Podstawę obliczenia miesięcznej zaliczki od wynagrodzenia pracownika stanowi osiągnięty przez niego w danym miesiącu dochód. Dochodem tym są uzyskane w tym okresie przychody, określone w art. 12 ustawy o PDOF oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez płatnika, po pomniejszeniu ich o koszty uzyskania przychodu określone dla źródła, jakim jest stosunek pracy oraz potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne.

Koszty i kwota wolna od podatku

Miesięcznie tzw. koszty pracownicze wynoszą w 2010 r. 111,25 zł lub 139,06 zł - jeżeli pracownik dojeżdża do pracy spoza miejscowości, w której znajduje się zakład i nie otrzymuje dodatku za rozłąkę. Oznacza to, że do przychodów uzyskanych przez pracownika od zakładu pracy w danym miesiącu płatnik nie może zastosować kosztów w wysokości wyższej niż 111,25 zł lub 139,06 zł. Jeżeli nawet w danym miesiącu pracownik otrzymuje kilka wypłat, nie ma to znaczenia dla ustalenia wysokości kosztów.

Odrębnym zagadnieniem jest uwzględnianie 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, czyli kwoty 46,33 zł. Warunkiem pomniejszenia zaliczki o ww. kwotę jest złożenie przez pracownika przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym oświadczenia według wzoru PIT-2. Jeżeli w danym miesiącu dojdzie do wypłaty kilku wynagrodzeń, zastosowanie będzie miała tylko jedna kwota zmniejszająca zaliczkę.

Rozliczenie podatkowo-składkowe

Rozliczenie podatkowo-składkowe w przypadku kilku wypłat w jednym miesiącu może być w praktyce pracochłonne. Zaliczkę na podatek oblicza się bowiem od sumy dochodów wypłaconych lub postawionych pracownikowi do dyspozycji. I tu pojawia się problem, w jaki sposób ją rozliczyć, gdy pracownik otrzymuje dwie lub więcej wypłat w miesiącu.

Podobne problemy wystąpią przy rozliczaniu składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Może bowiem zdarzyć się, że pojedyncze wypłaty wynagrodzeń dokonywane pracownikowi w danym miesiącu będą na tyle niskie, że składka na ubezpieczenie zdrowotne podlegająca odliczeniu od zaliczki będzie wyższa od kwoty tej zaliczki. To może sugerować obniżenie składki do wysokości zaliczki. Niemniej jednak, gdy pracodawca zsumuje wszystkie wypłaty dokonane w danym miesiącu, obliczona składka zdrowotna będzie niższa od zaliczki. Co więc należy zrobić w takiej sytuacji?

W dokumentach rozliczeniowych składanych do ZUS za dany miesiąc, pracodawca uwzględnia należne składki na ubezpieczenie zdrowotne od wszystkich oskładkowanych wypłat dokonanych lub postawionych do dyspozycji pracownika od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego dokumenty dotyczą.

Z tego względu pracodawca wypłacając kilka wynagrodzeń w jednym miesiącu powinien obliczać zaliczkę na podatek, składki na ubezpieczenia społeczne oraz składkę na ubezpieczenie zdrowotne z tytułu każdej wypłaty. Przy czym każda kolejna wypłata powinna być rozliczana narastająco, tzn. łącznie z wypłatami wcześniejszymi. W ten sposób rozliczenie ostatniej wypłaty będzie jednocześnie swoistą korektą wcześniejszych rozliczeń. Daje to gwarancję, że kwoty ostatecznie ustalonych składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczki będą prawidłowe, tzn. obliczone od sumy wypłat dokonanych w danym miesiącu.
 

Uwaga: W przykładzie pracodawca w swoich wyliczeniach co prawda każdorazowo stosuje koszty uzyskania przychodów (111,25 zł) oraz kwotę zmniejszającą podatek (46,33 zł), lecz w ostatecznym wyliczeniu zaliczki z tytułu wszystkich wypłat dokonanych w lipcu 2010 r., zostały one zastosowane w pojedynczej wysokości. Ich uwzględnienie przy pierwszej wypłacie było konieczne, gdyż dokonując pierwszej w danym miesiącu wypłaty pracodawca nie jest w stanie przewidzieć, czy będzie ona jedyną w tym okresie rozliczeniowym, czy też nie.