Opodatkowanie ekwiwalentu za posiłki profilaktyczne

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej świadczę usługi budowlane. Od stycznia 2013 r. zrezygnowałem z wydawania pracownikom nieodpłatnych posiłków i postanowiłem w zamian za nie wypłacać ekwiwalent. Czy jego wartość podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu?

Wypłacony pracownikom ekwiwalent pieniężny w zamian za posiłki profilaktyczne jest opodatkowany i oskładkowany.

Do obowiązków pracodawcy należy zapewnienie nieodpłatnie odpowiednich posiłków (a także napojów) pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, jeśli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Wynika to z art. 232 Kodeksu pracy.

Rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny one spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. nr 60, poz. 279). I tak, pracodawca ma obowiązek nieodpłatnie zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych posiłki w formie jednego dania gorącego. Gdy pracodawca nie ma możliwości wydawania posiłków ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych, może zapewnić w czasie pracy korzystanie z takich posiłków w punktach gastronomicznych albo przyrządzanie posiłków przez pracownika we własnym zakresie z otrzymanych od pracodawcy produktów. Jednocześnie przepisy tego rozporządzenia nie przewidują możliwości wypłaty ekwiwalentu pieniężnego w zamian za posiłki.

Z art. 21 ust. 1 pkt 11 updof wynika, że ze zwolnienia od podatku korzystają świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Regulacje zawarte w rozporządzeniu w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów, nie przyznają pracownikom ekwiwalentu pieniężnego za posiłki i napoje. Dlatego w przypadku ekwiwalentu wypłacanego w zamian posiłku, wskazane zwolnienie nie będzie miało zastosowania.

Zwróć uwagę!

W sytuacji zastąpienia posiłków ekwiwalentem pieniężnym, wartość takiego świadczenia nie będzie korzystać ze zwolnienia od podatku. Dlatego wartość ekwiwalentu pracodawca zobowiązany jest doliczyć do pozostałych przychodów uzyskanych przez pracownika ze stosunku pracy oraz pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

Jeżeli posiłki profilaktyczne wydawane są pracownikom w ramach realizacji obowiązków pracodawcy wynikających z powołanego rozporządzenia, to ich wartość nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). W konsekwencji wartości tych świadczeń nie uwzględnia się w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).

Nie podlegałyby również oskładkowaniu przyznane pracownikom bony, talony lub inne dowody uprawniające do otrzymania posiłków profilaktycznych, które pracodawca zapewnia pracownikom w związku z obowiązkiem wynikającym z tego rozporządzenia.

Nie stanowi również podstawy wymiaru składek ZUS wartość posiłków, które pracodawca wydaje pracownikom nieodpłatnie z własnej inicjatywy - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 190 zł (§ 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r.).

Zwolnienie z oskładkowania nie ma zastosowania, jeśli w zamian za posiłek profilaktyczny pracodawca wypłaciłby pracownikowi ekwiwalent pieniężny. W takim przypadku musi potrącić zarówno podatek jak i składki.